פרויקט = מאמץ זמני להשגת יעד מוגדר במועד מוגדר ובמשאבים נתונים.
לשם מימושו בהצלחה, מתוכנן ומוגדר רצף פעילויות תחומות בזמן, בעלי תלות ביניהן ומשאבים נתונים להשלמת כל אחת מהן בנפרד.
רזולוציה שלי פרויקט
לפי הגדרה זו, כל פעולה להשגת יעד במועד מוגדר ובמשאב נתון יכולה להיחשב כפרויקט.
לדוגמא: רכישת מכונת כביסה כך שתפעל בעוד 5 ימים בתקציב של עד 5,000 ₪.
אולם, ככל שהפעולה מחולקת לפעילויות משנה התחומות, כל אחת, בזמן ובתקציב משלה, באופן שניתן למעקב ובקרה כך גדל הסיכוי להשלמת הפרויקט כמתוכנן.
3 משתני מפתח בפרויקט ("משולש הזהב") – הזמן, העלות (תקציב), התכולה (איכות הביצוע)
מאפייני פרויקט בתעשייה
רמת מורכבות גבוהה – כולל דיסציפלינות מקצועיות מתחומים רבים ומגוונים (מכונות, חומרים, בינוי, אנרגיה, רכש, כוח אדם, שיווק, הבטחת איכות, חוקים ותקנות, תקנים, פיתוח מוצרים, לוגיסטיקה, הנדסת ייצור, אחזקה ועוד).
ארוך טווח – יעד הפרויקט מוגדר בדרך כלל בטווח של חודשים או שנים ספורות ובסביבה דינאמית משתנה. בשל כך חשוף לתמורות והשפעות חיצוניות רבות ומגוונות.
משאבים יקרים – משאבי חומר, מבנים, מכונות, כוח אדם אנרגיה, ניהול והפעלת מינהלת הפרויקט וכדומה.
"חוצה עולם" – בעיקר בשל מעורבות מיכון, קיימת מעורבות יצרנים בעולם הרחב, בעולמות התעבורה בים ובאוויר ובכך תלות גבוהה ולרוב מעוטת שליטה בכוחות חיצוניים.
בשל כל אלה מתאפיין פרויקט בעולם התעשיה במבנה פעילות רב שכבתי (תתי פעילויות בכמה רמות), לוח זמנים מורכב וצפוף, עלות גבוהה ורמת אי ודאות עמוקה.
בשל מאפייניו המיוחדים קל "ללכת לאיבוד" בכל אחד משלשת משתניו (זמן, תקציב ואיכות הביצוע), ובכולם יחד, באופן "פרוע", מורכב לתיקון ולעיתים בלתי הפיך ולרוב נופלת התוצאה העגומה "כרעם ביום בהיר".
הפתרון:
ניהול וביצוע באמצעות 3 מפתחות ההצלחה:
- הקמת "ישות" פרויקטאלית מלאה ועצמאית, בתוך הפעילות השוטפת בארגון.
- השמת מבנה ארגוני ייעודי במתכונת מתאימה לרבות מנהל פרויקט, ועדת היגוי וועדות משנה.
- הפעלת כלי ניהול פרויקט ייעודי במתכונת מפורטת וכוללת (לו"ז, משאבים ותקציב)
שלבי פרויקט בתעשייה ועקרונותיהם:
שלב התכנון – השלב הקריטי
א. כתכנון בצוות מלא – צוות חשיבה הכולל את כל הדיסציפלינות הרלוונטיות, כל אחד בתחומו.
ב. תכנון ב "כובד ראש" וללא לחץ זמן – "להפוך" ולחקור כל דעה וכל רעיון.
ג. רזולוציה מקסימאלית – פירוק וירידה לפעילויות ותתי פעילויות ככל האפשר.
ד. ניהול סיכונים – זיהוי נקודות כשל והשמת פתרונות אפשריים (כבר בעת תכנון).
ה. עבודה במקביל – תוך ניתוח עומס משאבים.
ו. דיוק בנתונים – השמה ועלות משאבים וכן משך זמן לפעילות (אם ניתן על בסיס הצעות).
ז. תלות וקשרים בין פעילויות – מלאים ומציאותיים.
שלב הביצוע – השלב היקר
א. אחריות – כל גורם בחלקו וע"פ האחריות הנקובה בתכנון.
ב. היצמדות לתכנון – סטיות באישור בלבד.
ג. תקשורת ודיווח – דיווח יזום של כל גורם בחלקו על סוף פעילות ו/או כל סטייה מיישומה כמתוכנן.
ד. תמיכה – של גורמים אחרים בגורם אחראי להשלמת פעילותו כמתוכנן.
שלב הבקרה – השלב הקובע
א. עדכון יומי – של לוח הזמנים המלא והפצתו.
ב. פתרון בעיות – בתיאום/ פיקוח וסיוע של מנהל הפרויקט ו/או ועדת ההיגוי.
ג. הובלה ב "מסלול המכשולים" תוך שמירה על ה "נתיב הקריטי" – שינויים וסטיות מתכנון לרבות שינוי/ תוספת משאבים ו/או תיעדוף ו/או הקדמה ואיחור פעילויות, ע"פ מרחב הסמכויות כפי שנקבע בוועדת היגוי.
ד. קבלת החלטות – ע"פ מרחב הסמכויות כפי שנקבע בוועדת היגוי
מבנה ארגוני לניהול הפרויקט:
מנהל פרויקט – הדמות הקריטית
א. מולטי דיסציפלינארי – בעיקר יכולת הבנה והפעלה של כל דיסציפלינה מקצועית לאור המטרה הסופית של הפרויקט.
ב. הבנה וניסיון במגוון תחומים העוברים כ "חוט השני" בכל הפעילויות (רכש, מו"מ, חוזים, הנדסה, כוח אדם, תקציב, איכות, מיכון, בינוי ).
ג. בכיר בארגון, מוערך, סמכותי ואסרטיבי – ככל שהפרויקט חוצה ארגון ונדרשת הפעלה של גורמים בכירים אחרים.
ד. קר רוח ובעל תושייה – יכולת עבודה בסביבה דינאמית ומשתנה, יכולת קבלת החלטות בתנאי אי ודאות וכן התמודדות בעת משברים.
ה. הבנה וניסיון בניהול פרויקטים – מבין וחי את "תעתועי" מימד הזמן ובהתאם את המשחק הדינאמי לשמירת ה "נתיב הקריטי" של הפרויקט.
ו. שיטתי, נחוש וממוקד – ובנפשו בוערת אש השגת היעד בהתאם לתוכנית.
ועדת היגוי
א. הרכב – בעל יכולת וסמכות לפיקוח, בקרה וקבלת כל החלטה בפרויקט.
ב. סמכות – להקצות משאבים ולתעדף אותם על פי שיקול דעתו.
ג. התכנסות – במועדים קבועים ובתדירות משתנה המאפשרת , מצד אחד, פעילות שוטפת תחת ניהולו של מנהל הפרויקט ומצד שני, שליטה ויכולת פיקוח, בקרה וקבלת החלטות בזמן.
לדוגמה – בפרויקט ממוצע הנמשך שנה, כינוס ועדת היגוי כל חודש ב 9 חודשים ראשונים וב 3 האחרונים כל שבוע.
ועדות משנה
א. על פי הצורך והעניין – ועדת רכש, ועדת כוח אדם, ועדת שיווק וכדומה.
ב. סמכות – ככל שנקבע ע"י ועדת ההיגוי.
ג. התכנסות – במועדים קבועים ובתדירות משתנה ו אד-הוק על פי העניין.
